Хранение документов — что должен знать каждый предприниматель

Документы — неотъемлемая часть предпринимательства. Поначалу может показаться, что накопившиеся счета, чеки и договоры невозможно охватить, но на самом деле управление и хранение документов можно очень легко организовать для себя. Посмотрим, что каждый предприниматель должен знать о хранении документов.

Как долго и где хранить?

Закон гласит, что документы нужно хранить 7 лет с окончания хозяйственного года, в котором они были составлены.

Хотя это правило очень конкретное, вы свободны выбирать, где и как хранить свои документы.

Они не обязательно должны быть на бумаге. Вы можете сохранять документы в Dropbox, Google Drive, в папке на компьютере или на внешнем жёстком диске. Важно только то, чтобы документ можно было при необходимости быстро найти и получить.

Какие документы нужно хранить?

Запомните: всё, что подтверждает движение денег в компании, должно сохраняться. Например:

• счета (как выставленные, так и полученные),

• чеки и квитанции,

• договоры,

• документы по заработной плате,
  

Почему именно чеки важны?

При больших покупках вы обычно получаете счёт, который остаётся в системе. Но при мелких покупках — например, кофе, офисная бумага или ручки — магазин даёт вам только чек. Если он потеряется, у вас больше не будет подтверждения, что покупка была сделана для компании. Если подтверждающего документа нет, эту сумму нужно обложить налогом, что делает расходы дороже.

Что будет, если документ потерян?

Если чек или счёт теряется, есть два варианта:

1. вернуть сумму, связанную с потерянным чеком, компании со своего личного счёта, или

2. отнести этот расход к расходам компании (но тогда нужно уплатить подоходный налог).
   
   

Пример:
Чек на 100 € потерялся в мае. К июню это нужно задекларировать и рассчитать подоходный налог:
100 € × 22/78 = 28,21 € подоходного налога.

Таким образом, один маленький потерянный чек может означать уплату дополнительно почти трети от изначальной суммы.

Что должно быть указано в документе?

Чтобы документ был корректным, в нём должны быть как минимум:

• дата операции,

• описание хозяйственной сути (что именно произошло),

• числовые показатели (количество, цена, сумма).

Если эти вещи есть, документ считается корректным и пригодным для использования.

Заключение

Хранение документов не сложно и не утомительно, если вы создали для себя систему. Храните документы там, где вам самим удобнее. В цифре или на бумаге — не важно. Главное, чтобы они были и при необходимости легко находились. А если какой-то документ теряется, это может повлечь дополнительные расходы в виде налогов.

Хорошо организованные документы дают вам душевное спокойствие, а это одно из важнейших в предпринимательстве.