Служебный автомобиль или компенсация за личный автомобиль — что выбрать?

Каждый предприниматель рано или поздно доходит до ситуации, когда для рабочих дел нужно использовать автомобиль. Тогда возникает практический вопрос: оформить автомобиль на фирму или просить компенсацию за поездки на своём авто? Забегая вперёд, скажу: всё зависит от того, сколько и какие поездки совершаются.

Компенсация за личный автомобиль

Компенсацию можно платить за использование такого автомобиля, который не принадлежит компании. Он не обязательно должен быть в вашей собственности, но право пользования должно быть подтверждено (например, договор лизинга или письменное разрешение члена семьи).

Путевой журнал — ключевой момент

Необлагаемую налогом компенсацию можно платить только тогда, когда о служебных поездках ведётся путевой журнал.

Образец путевого журнала

Общие данные

• Регистрационный номер автомобиля: 123ABC

• Марка и модель автомобиля: Toyota Corolla

• Период: январь 2025

• Показания одометра на начало месяца: 12 345 км

• Ведущий путевой журнал: Ann Mets

Компания: OÜ Näidis

Итоги месяца

• Показания на конец месяца: 12 700 км

• Всего пройдено: 355 км

• В т. ч. служебные поездки: 337 км

• В т. ч. личные поездки: 18 км
  
  

Какие расходы включены?

Компенсация включает все обычные расходы автомобиля (топливо, страховка, обслуживание, шины). Отдельно включать их в расходы компании нельзя.

Исключение: если вы едете на личном автомобиле в командировку, на основании документа о расходах можно компенсировать и фактические расходы (например, парковку или топливо).

💡 Совет: если вы случайно оплатили картой компании топливо или иной расход для личной поездки, верните ту же сумму со своего личного счёта на счёт компании.

• Так у компании не остаётся расход, и налогового обязательства не возникает.

• Если вы эти деньги не вернёте, возникший расход считается особой привилегией, и вам нужно уплатить подоходный налог + социальный налог (декларируется на TSD приложение 4).

Поездки на работу

Поездки между местом жительства и работы в определённых случаях можно считать служебными, например, если на этом маршруте нецелесообразно передвигаться общественным транспортом или работник живёт как минимум в 50 км от места работы (TuMS § 48 lg 5¹).

Если путевой журнал не ведётся

Если компенсация выплачивается без журнала, это считается зарплатой, с которой нужно уплатить все обычные налоги на рабочую силу (TSD приложение 1).

Служебный автомобиль

Если автомобиль оформлен на компанию, налоговое обязательство зависит от того, разрешены ли личные поездки или нет.

Только служебные поездки

• Если автомобиль используется только для работы, налогового обязательства не возникает.

• Компания должна отдельно уведомить Транспортный департамент, что личные поездки на этом автомобиле не разрешены.

• НСО: можно получить обратно 100 % и с покупки автомобиля, и со всех расходов (топливо, обслуживание и т. д.).

• Ведение путевого журнала не обязательно, но для целей доказательства может быть полезно (например, GPS-решение).

👉 Пример: покупаете автомобиль за 20 000 € + НСО (24 %) = 24 800 €. Если это только служебный автомобиль, вы получаете обратно весь НСО (4 800 €), и фактические расходы компании на автомобиль — 20 000 €.

Если разрешены и личные поездки

• Возникает особая привилегия, стоимость которой зависит от мощности автомобиля:

  • новый автомобиль: 1,96 € за кВт в месяц,

  • автомобиль старше 5 лет: 1,47 € за кВт в месяц.

  • НСО: можно получить обратно только 50 % с покупки автомобиля и расходов.
    

С особой привилегии нужно уплатить подоходный налог (методом 22/78) и социальный налог (33 %). Особая привилегия декларируется на TSD приложение 4 с кодом 4040 до 10-го числа каждого месяца. Это ежемесячный расход на всё время, пока разрешены личные поездки.

👉 Пример: тот же автомобиль 20 000 € + НСО (24 %) = 24 800 €. Если личные поездки разрешены, вы получаете обратно только половину НСО (2 400 €). Фактические расходы компании на автомобиль — 22 400 € + ежемесячный налог на особую привилегию, зависящий от мощности автомобиля.

Примеры

• Новый 190 кВт автомобиль: стоимость особой привилегии 372,40 €
  
  

  • подоходный налог: 105,04 €

  • социальный налог: 157,56 €

  • налоги всего: 262,60 € в месяц
    
    

• Новый 90 кВт автомобиль: стоимость особой привилегии 176,40 €
  
  

  • подоходный налог: 49,75 €

  • социальный налог: 74,63 €

  • налоги всего: 124,38 € в месяц
    
    

Сравнительная таблица: компенсация vs служебный автомобиль

Заключение

Единственно правильного решения нет. Если вы ездите по работе скорее мало и хотите использовать одну и ту же машину как для работы, так и для личной жизни, компенсация — более простое и выгодное решение. Но если автомобиль — ежедневный рабочий инструмент вашей компании и поездок много, служебный автомобиль может быть разумнее — особенно если личных поездок нет.

Самое важное — чтобы правила были продуманы и учёт поездок в порядке, так вы избежите неприятных сюрпризов при расчёте налогов.