Kuidas koostada arvet? Samm-sammuline juhend ja arve näidis

Kui esimesed kliendid on olemas, tekib kiiresti praktiline küsimus: kuidas koostada arvet nii, et see oleks korrektne, arusaadav ja raamatupidamises hiljem murevabalt kasutatav. Arve ei ole lihtsalt fail e-kirja manuses – see on ametlik dokument, mis kinnitab tehingut ja paneb paika maksekohustuse.

Hea uudis: arve koostamine on lihtne, kui tead, millised väljad peavad arvel kindlasti olemas olema ja millise loogika järgi arveid nummerdada. Allpool on selge juhend koos näidisega.

Millised andmed peavad arvel olema?

Korrektne müügiarve sisaldab vähemalt järgmisi andmeid:

• Arve number – unikaalne ja järjepidev,

• Arve väljastamise kuupäev,

• Müüja andmed – ettevõtte nimi, registrikood, aadress, pangakonto number,

• Ostja andmed – kliendi nimi, registrikood, aadress, 

• Kauba või teenuse kirjeldus – mida müüsid ja millises koguses,

• Hind – ilma käibemaksuta,

• Käibemaks (24%) – vaid juhul, kui oled käibemaksukohustuslane (näita eraldi nii määra kui summat),

• Kokku makstav summa – koos käibemaksuga,

• Tasumise tähtaeg - nt 7, 14 või 30 päeva,

• Makseinfo - pangakonto number.

  Käibemaksu standardmäär on Eestis 24%.

  Kui need väljad on olemas, on arve korrektselt vormistatud ning kliendil saab olema lihtne seda kasutada.

Kuidas valida arve numbrit?

Arve number peab olema unikaalne. Kõige lihtsam on paika panna süsteem, mis sinu ettevõttele sobib, ja sellest järjekindlalt kinni pidada. Siin on mõned levinud variandid:

• aastaarv + järjekorranumber (nt. 25001, 25002 …),

• aastaarv + lühem number (nt. 2501, 2502 …),

• kuupäev + järjekorranumber (nt. 20092501).
  
  Oluline on järjepidevus, nii väldid segadust ja topeltarveid.

Samm-sammult arve koostamine

Siin on praktiline järjekord, mille järgi arve tegemine käib kõige kiiremini:

1. Vali tööriist. Väikese mahu puhul piisab Excelist või Google Sheetsist. Kui arveid koguneb rohkem, on mugavam kasutada arve koostamise programmi.

2. Lisa arve number ja kuupäev. Hoia numeratsioon järjepidev ja lisa väljastamise kuupäev.

3. Seadista müüja andmed. Nimi, registrikood, aadress, arvelduskonto.

4. Lisa kliendi andmed. Ettevõtte või eraisiku nimi, registrikood, aadress.

5. Kirjelda teenust või toodet. Tee see kliendi jaoks võimalikult arusaadavaks – näiteks “Turundusteenus september 2025, 5 tundi” või “Kontoritoolid 3 tk”.

6. Näita summasid. Hind ilma käibemaksuta, eraldi käibemaks (24%) ja kokku summa (koos käibemaksuga).

7. Lisa makseinfo. Pangakonto number ja maksetähtaeg.

8. Kontrolli üle. Vaata, et kõik andmed on õiged ja arve number ei kordu.
   
   

Arve näidis

Arve nr: 25001
Kuupäev: 20.09.2025

Müüja: OÜ Näidisettevõte
Reg. kood: 12345678
Aadress: Tallinn
Arvelduskonto: EE123456789012345678

Ostja: OÜ Kliendiettevõte
Reg. kood: 87654321
Aadress: Tartu

Teenuse kirjeldus: Graafilise disaini teenus
Kogus: 1
Ühiku hind: 200 €
Käibemaks (24%): 48 €
Summa kokku: 248 €

Maksetähtaeg: 04.10.2025

Arve koostamine ann.is: piiramatu arv arveid

Kui tahad, et arved valmiksid kiiresti ja ühtlase kvaliteediga, on mõistlik kasutada lahendust, mis hoiab korduvad väljad (ettevõtte andmed, konto, numeratsioon) korras automaatselt.

ann.is saad koostada piiramatult arveid:

• esimesed 3 kuud tasuta

• edasi 1 € kuus (aastamaksega)

See sobib eriti hästi, kui arveid tuleb juba regulaarselt ja tahad vähendada käsitööd (kopeeri-eelmise-arve-mudelit) ning vigade riski.

Kui kaua arveid säilitada?

Arve koostamine on ainult üks pool rehkendusest. Sama oluline on oma arvete säilitamine. Eestis tuleb arveid hoida vähemalt 7 aastat alates majandusaasta lõpust, mil arve koostati.

Näide: kui koostasid arve 2025. aastal, pead seda säilitama kuni 2032. aastani. Arveid võib hoida nii paberil kui ka digitaalselt. Peaasi, et need oleksid vajadusel kontrollimise jaoks kiiresti leitavad ja kättesaadavad.

Korduma kippuvad küsimused

Kas arvet võib teha Wordis või Excelis-is? Võib, kui kõik nõutud andmed on olemas. Kuid suurema mahu puhul muutub see ajakulukaks ja vigaderohkeks.

Kas arvel peab olema allkiri? Üldjuhul mitte – arve kehtivus ei sõltu allkirjast.

Kas FIE peab arve esitama? Jah, arve vormistamine on samasugune nagu OÜ puhul.

Mis saab, kui klient ei maksa õigel ajal? Alusta viisakast meeldetuletusest. Kui see ei aita, on võimalik võlg edasi anda inkassole.

Kokkuvõte

Arve koostamine ei ole raketiteadus. Kui sul on paigas selge numeratsioon, korrektne arve sisu ja loogiline töövoog, muutub müügiarve koostamine kiireks rutiiniks. Alguses võib tunduda, et see võtab palju aega, aga üsna kiiresti leiad oma rütmi ja arved hakkavad valmima sama loomulikult kui hommikukohv.

Kui tahad teha arved eriti sujuvalt, siis ann.is võimaldab piiramatult arveid – 3 kuud tasuta ja edasi 1 € kuus aastamaksega.

Ja lõpuks, arve väljastamine ei ole lihtsalt kohustus, vaid ka märk sellest, et töö on tehtud ja tasu on teel. See hetk, kui arve läheb välja, on aeg tunda kergendust ja puhast rõõmu, sest just selle nimel sa ju vaeva oledki näinud.